Cada vez es más común que escuchemos el término “agile”, y es que la mayoría de las empresas líderes están evolucionando hacia organizaciones agile debido a que se ha comprobado que trae importantes beneficios y se adapta al entorno en el que hoy en día nos desarrollamos. El término agile viene del inglés y su traducción es ágil, lo cual significa la habilidad para actuar o desarrollarse con rapidez.

¿Cómo surge el concepto?

El concepto agile se desarrolló a principios de los 90’s cuando las empresas desarrolladoras de software experimentaban una crisis por los altos tiempos de espera que se requería para lanzar al mercado algún desarrollo. En el año 2001 se publicó el Agile Manifesto, donde se plasmaron los 12 principios para ser agile y se redefinieron los 4 elementos de mayor valor para lograr los objetivos.

Hoy en día, la cultura agile se ha extrapolado a diversos ramos de la industria y a diferentes áreas, ya que va en línea con los principales objetivos estratégicos que buscan las empresas como un crecimiento acelerado y una mayor rentabilidad.

Agilidad es

¿Cuáles son los beneficios principales?

Dentro de las metodologías agile, destaca la metodología Scrum, que está basada en formar pequeños equipos multidisciplinarios, dejando atrás jerarquías, y dando una alta libertad de ejecución y toma de decisiones, donde se priorizan las actividades dando mayor peso a las iniciativas que tendrán un mayor beneficio económico. Como parte de la metodología se llevan a cabo diariamente, reuniones cortas, donde se revisa el progreso, las actividades planeadas del día y cualquier riesgo o amenaza que tenga que ser resuelto por el líder de equipo.

En noviembre de 2018 nuestra Firma realizó un estudio en una empresa de producción de alimentos, donde se analizó el contenido y tiempo de las reuniones y el resultado fue que el 43% del día de las personas se invertía en reuniones, las cuales principalmente, eran informativas de hechos pasados y no se trataban temas con un impacto en la toma de decisiones y mira al futuro. Gran porcentaje de las personas que dedicaban el tiempo a este tipo de juntas implicaban un alto costo para la empresa y no aportaban lo suficiente desde su rol.

Entre los principales beneficios en gestión al adoptar una cultura agile, podemos destacar el aumento de productividad de las personas, ya que se sienten más satisfechas y con un mayor compromiso por lograr los resultados. Se eliminan los tiempos excesivos de juntas donde se tratan temas que no agregan valor, o eventos del pasado que no generan soluciones o mejoras y se enfoca en el futuro para crear mejores prácticas. Se busca disminuir los procesos “burocráticos” eliminando documentación innecesaria y redundante.

Para los proyectos o lanzamientos, se disminuye considerablemente el tiempo de cumplimiento ya que se trabaja de la mano con el cliente (interno y/o externo), y se enfocan los esfuerzos en actividades que agregan valor, lo que se traduce en una alta satisfacción del cliente y reducción de costos al tener una mayor visibilidad y correcta asignación de actividades.

¿Cuál es la mejor solución para mi organización?

Es importante identificar las características necesarias para poder crear un equipo agile, dependiendo del problema que se busca resolver o la temática a tratar, existen también otro tipo de soluciones que pueden adaptarse de una mejor manera al área de oportunidad que se desea abordar.

Círculos de calidad, equipos de alto desempeño, equipos de mejora continua son algunos ejemplos de alternativas que pueden ser utilizadas y convivir al mismo tiempo en una organización.

Los equipos agile, son principalmente necesarios cuando se busca una solución en un período muy corto de tiempo, y áreas de diferentes direcciones están involucradas, el sponsor de la iniciativa generalmente es directamente dirección general, y los equipos tienen un período de vida corto ya que es recomendable que al llegar al objetivo se disuelva el equipo y el siguiente equipo agile sea conformado por distintas personas para así comenzar a desarrollar una cultura agile.

A diferencia de los equipos agile, los equipos de alto desempeño comúnmente se utilizan para lograr objetivos que involucran máximo a 3 áreas de la organización y bajo la supervisión de una sola dirección (operaciones, comercial, etc.), son equipos muy efectivos en lograr objetivos, sin embargo, el tiempo no es crítico.

Por otro lado, los círculos de calidad y equipos de mejora continua pertenecen a la cultura lean y su función es identificar y solucionar problemas. Al igual que los equipos de alto desempeño el tiempo no es un factor crítico. Los equipos de mejora continua tienen integrantes de una sola área que es la afectada directamente por el problema que se busca solucionar.

Tabla Equipo Agil

¿Cómo crear una cultura agile?

Es importante que las personas que pertenecen a los equipos agile puedan seguir encajando en la organización tradicional, y el resto de la organización sienta deseo de formar parte de un equipo agile en algún momento. Por lo tanto, antes de crear un equipo agile, es recomendable (una vez realizado un análisis de cargas de trabajo y balanceo), contar con un recurso adicional en las áreas clave de la organización con el fin de no afectar la operación al crear el equipo.

Con el mismo objetivo de no afectar la operación se deben seleccionar personas de distintas áreas para formar el equipo. Una vez que el equipo ha cumplido con el objetivo se debe disolver y las personas incorporarse nuevamente a sus actividades cotidianas. Es recomendable tener un período de congelamiento de 4 a 6 meses, que sirva para adaptarse a los cambios realizados. Para el siguiente equipo agile que se planea crear, las personas que lo integran deben ser diferentes a las del primer equipo y así hasta que todas las personas hayan formado parte. Al llevar a cabo esta práctica la cultura agile se hará parte de la organización y las personas buscarán la forma de aplicar parte de la metodología en cualquier actividad que sea posible.

¿Qué considerar para implementar equipos agile?

Para lograr implementar equipos agile en una organización se recomienda tomar en cuenta la siguiente ruta:

  1. Identificar el problema. Debe ser un problema crítico que requiera una solución en un corto período de tiempo y coordinación de distintas áreas.
  2. Integrar equipo multidisciplinario. El equipo debe formarse de 5 a 9 personas y una persona de cada área para no afectar las actividades diarias.
  3. Asignación de duración de tiempo y presupuesto a la iniciativa.
  4. Dar al equipo autoridad y empoderamiento. Comunicar a toda la organización el inicio del proyecto, solicitando el apoyo de todas las áreas para que se pueda cumplir en tiempo y forma.
  5. Monitoreo. Monitorear avances continuos intermitentes y a nivel ejecución en los hitos clave del proyecto
  6. Evaluar y documentar éxitos y aprendizajes. Se debe obtener retroalimentación de los errores para mejorar en los siguientes proyectos.
  7. Comunicado de resultados y reconocimiento. Se comunica a toda la organización el resultado y mejoras logradas, se reconoce a los participantes para despertar interés de las demás personas que no participaron.
  8. Congelamiento para procesar y adaptarse a los cambios
  9. Descongelamiento para nuevos retos. En el siguiente proyecto se debe formar un nuevo equipo con personas que aún no han participado para dar la oportunidad a todos y así crear al final una cultura agile.Pasos Implementar Equipos Ágiles

Conclusión

Estamos en el momento ideal para que las organizaciones comiencen a transformarse a agile, ya que el cambio puede ser gradualmente, algunas propuestas para iniciar son: en la implementación de un nuevo proyecto, lanzamiento de un nuevo producto, enfocando al personal a llevar juntas donde se revisan temas críticos, utilizar la herramienta Kanban para tener visibilidad de las actividades del personal, aplicar la metodología Lean a procesos y actividades.

Es bien sabido que para que una organización pueda mantener un determinado ritmo de crecimiento tiene que adaptarse y evolucionar de acuerdo con las necesidades que se van generando con los cambios generacionales.

El adoptar la cultura agile permite a las empresas ser competitivas y aprovechar al máximo el potencial de cada colaborador. Estos beneficios se traducen en una mayor rentabilidad, ya que se logra hacer más con menos, sin embargo, es importante antes de iniciar una evolución agile apoyarse de un experto en el tema, para conocer a fondo el alcance y tener claro el mejor proceso para lograr una evolución exitosa.

¿Y tú, ya eres agile?

Artículo publicado en: Potencial_Humano